Mali: COORDINATEUR ADMINISTRATIF – MALI - Handicap International DAU
Country: Mali
Closing date: 16 Sep 2013
PRESENTATION DE L’ONG
Handicap International est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d'exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des personnes vulnérables, elle agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels et améliorer leurs conditions de vie. Handicap International s'engage à promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Depuis sa création en 1982, Handicap International a mis en place des programmes de développement dans plus de 60 pays, et intervient dans de nombreuses situations d'urgence.
Handicap International est une organisation à but non lucratif, sans affiliation politique ou confessionnelle. Elle repose sur un réseau d’associations structurées en Fédération, œuvrant de manière constante à la mobilisation des ressources, à la cogestion des projets et au rayonnement des principes et actions de l'organisation. Handicap International est une des six associations fondatrices de la campagne internationale pour interdire les mines (ICBL), co-lauréate du prix Nobel de la paix 1997.
Sous le pilotage de la Direction de l’Action d’Urgence (DAU), issue de la fusion en 2006 avec Atlas Logistique, l’organisation s’engage à :- Fournir une réponse adéquate lors des catastrophes naturelles et des situations de conflit, partout dans le monde, autant que possible ans les 72 h suivant le déclenchement de la crise ; - Apporter une assistance aux populations déplacées, réfugiées et sinistrées en raison des conflits ou des catastrophes, et en leur sein aux personnes blessées et handicapées ; - Assurer une veille permanente des crises chroniques et/ou conflits pour garantir une réponse rapide aux éventuels besoins d’urgence qui pourraient survenir.
CONTEXTE DE LA MISSION
Suite à la chute du Président Kadhafi en Libye un ensemble d’hommes armés sont retournés dans leur pays d’origine (Mali, Mauritanie, Niger…) en emportant avec eux des armes, des munitions et des véhicules. Cet afflux d’homme armés au nord du Mali a ravivé un ensemble de tensions nationales et pro-indépendantiste au nord du Mali. Profitant d’un coup d’état à Bamako le 22 mars 2012, les pro-indépendantistes (le MNLA en lien avec des groupes islamiques) ont profité de cette occasion pour occuper les grandes villes dans la moitié nord du pays. Au Nord, divers groupes armés, actifs depuis janvier 2012, avaient pris le contrôle des principales villes: Kidal, Gao et Tombouctou.
Les différents combats et la mise en place de la charia dans ces zones du mali ont engendré un ensemble de mouvements de population en interne et un afflux de réfugiés dans les pays limitrophes (essentiellement Burkina Faso, Mauritanie et Niger). Les combats dans le nord du Mali ont contraint près de trois cent mille personnes à quitter la zone et à chercher refuge soit à l'intérieur du Mali, soit dans les pays voisins.
Les déplacés internes ont été, pour la plupart, hébergés et accueillis par des familles hôtes déjà en situation de vulnérabilité et de précarité notamment liée à la sècheresse de 2012 qui a frappé toute la région du Sahel. Les populations restées au Nord ont subi une très forte restriction de liberté avec l’application de la Charia, diverses exactions envers les civils, l’effondrement des systèmes éducatifs, de santé, et souffrent de l’absence de services de l’Etat dans tous les domaines.
En janvier 2013, la prise de Konna, ville située à environ 70Km de Mopti, par les groupes armés a provoqué une escalade du conflit et déclenché une offensive de l’armée Malienne soutenue par la France et la MISMA (Mission internationale de soutien au Mali). Sur le plan politique, le gouvernement de transition a développé une feuille de route (approuvée par l’Assemblée nationale le 29/01/2013) afin de fournir un cadre de référence à la transition. Cette feuille de route prévoit notamment l’organisation d’élections législatives et présidentielles en juillet 2013 et la création d’une Commission Dialogue et Réconciliation (CDR) qui a vu le jour en mars 2013. Le 25 avril 2013, le Conseil de sécurité a décidé, via la Résolution 2100 et en vertu du Chapitre VII de la Charte des Nations Unies, de créer une Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA) qui pourra compter jusqu’à 11 400 militaires et 1440 policiers ainsi qu’une composante civile. L’autorité de la MISMA a été transférée à la MINUSMA le 1er juillet 2013 et sera accompagné d’un retrait progressif des troupes françaises.
Les conséquences humanitaires de la situation qui prévaut depuis le début de l’année 2013 sont importantes. Des mouvements de population de plusieurs types peuvent être constatés et/ ou anticipés :
- Persistance de déplacements Nord-Sud
- Déplacements de populations pendulaires à proximité des lieux d'habitation : (suite à des embuscades, attaques ciblées) provoquant la panique des populations,
- Mouvement de retours des personnes déplacées et réfugiées dans leurs lieux d’origine entraînant des vulnérabilités très fortes, des tensions intra-communautaires importantes avec les populations n’ayant pas quitté la zone, et d’une façon générale, une pression sur ces zones pendant la phase de réinstallation.
- Déplacements préventifs des populations Touaregs craignant des représailles.
PRESENCE DE HI AU MALI :
Handicap International est présent au Mali depuis 20 ans principalement sur des activités de développement dans le sud et le nord du pays (dont la région de Tombouctou) : promotion des droits des personnes handicapées, renforcement de la société civile, accès à l'éducation pour les enfants handicapées, insertion professionnelle des personnes handicapées, détection et prise en charge des déficiences chez les enfants, etc.Présent dans la région de Tombouctou depuis 15 ans, HI a maintenu son assistance aux populations vulnérables malgré l’insécurité qui perdure dans la région ces derniers mois. Depuis juin 2012, HI met en place des opérations humanitaires auprès des populations du Nord, précisément à Tombouctou et dans quatre communes du cercle de Gourma Rharous : distributions d'aide alimentaire pour l'ensemble de la population d'une part et d'intrants agricoles pour les agriculteurs exploitants de petites surfaces d'autre part en collaboration avec le PAM et la FAO ; distributions de kits hygiène destinés à aider la population à prévenir les maladies transmissibles par l'eau (en particulier le choléra), avec le soutien de l’UNICEF. Dans la région de Mopti, HI a démarré des opérations en faveur des populations déplacées depuis le mois de septembre 2012 au travers d’une intervention d’accompagnement psycho-social.
En janvier, HI a déployé sur le terrain une équipe urgentiste de la Direction de l’Action d’Urgence pour développer la réponse d’urgence aux besoins des populations affectées par la crise, via un projet d’intervention sur les régions de Mopti et de Tombouctou, depuis mars les activités ont commencé à Mopti et début juillet l’installation à Tombouctou est en cours. Pour l’instant sur Tombouctou notre présence, pour des raisons évidentes de sécurité, a été sporadique et chaque fois limitée à maximum 72 heures. Néanmoins bureau et maison d’habitation ont été identifiés et sont déjà sous contrat de location et à Bamako une partie des achats pour l’installation et le projet est en cours. Notre coordinateur terrain devrait prendre ses fonctions dès que le feu vert sécuritaire sera donné.
La configuration actuelle du programme de Handicap International au Mali est formée de 3 Directions d’Action (DAD, DAM et DAU) sous le principe de la Différenciation Opérationnelle (DO), la DAU en étant le chef de file.
AFFECTATION DE L’EXPATRIE
Le poste de coordination administrative, basé à Bamako est d’assurer le bon fonctionnement administratif de la mission et la mise en place des bonnes pratiques.
En lien opérationnel avec : ? Siège : Contrôleur de Gestion, Comptable, Référent RH et service RSE.? Mission : Equipe de coordination (Coordinateurs logistique, programme et terrains), administrateur nord.
PRINCIPALE RESPONSABILITE DE L’EXPATRIE
? Garantir le respect de la législation nationale et la mise en place d’une structure légale ;? Maintenir et développer l’organisation administrative et la structure opérationnelle : management administratif, gestion des contrats etc. ;? Garantir la bonne utilisation des fonds selon les procédures HI et bailleurs ;? Centraliser la comptabilité, contrôler l’affectation budgétaire des dépenses et assurer le suivi financier des programmes ; ? Assurer un rapport financier mensuel a l’équipe de coordination et au siège ;? Assurer la gestion administrative des ressources humaines : politique RH, recrutement, gestion administrative du personnel, formation, management opérationnel de l’équipe administrative ;? Assurer la négociation et les relations avec les autorités administratives locales : direction des impôts, inspection du travail, syndicats, etc. ;? Travailler localement en coordination avec les équipes administratives de la DAD et de la DAM sur les champs d’actions communs (Rh national, fiscalité,…) ;? Assurer l’intérim en cas d’absence du Chef de Mission, sur sa demande express et avec l’accord du siège.
PRINCIPALES ACTIVITES DU POSTE
REPRESENTATION? Assurer la représentation de Handicap International DAU auprès des autorités locales, pour les questions administratives et financières ;? Participer activement aux réunions de coordination et d’information administratives et financières Inter ONG, ? Assurer la coordination avec les équipes administratives de la DAD et de la DAM ;
GESTION ADMINISTRATIVE ? Etre garant de l’application de l’ensemble des procédures administratives, financières et budgétaires sur le(s) projet(s) ;? Développer les outils de suivi et de contrôle administratifs et financiers, de reporting et de capitalisation adaptés au contexte Malien, à la structure de la mission, et aux possibilités de contrôles liées au mode de gestion à distance ;? Archiver et transmettre mensuellement tous les documents au siège ;? Concevoir le système d’archivage des documents administratifs pour la mission, en tenant compte des procédures siège et des contraintes propres au contexte ;? S’assurer de la conformité des contrats (location, prestation de service, etc.) d’un point de vue administratif et légal ;? Etre force de proposition auprès du chef de mission, du Siège et de l’équipe de coordination pour la mise en œuvre et l’amélioration des procédures administratives, financières et budgétaires de la mission ;? Préparer la partie administrative des audits selon les échéances bailleurs.
Gestion comptable et financière? Valider les engagements de dépenses et les prévisionnels d'achat de la mission ;? Superviser les opérations financières courantes ;? Garantir les procédures bancaires spécifiques et leur justification administrative (documentation) ;? Garantir la bonne tenue de la comptabilité (journaux, affectations comptables, suivi des avances …)? Etablir les rapprochements des comptes de trésorerie, caisse(s) et banque(s) à échéances régulières ;? Dans le cadre de la différenciation opérationnelle, assurer une réconciliation mensuelle des comptes DAD, DAM et DAU ;? Elaborer le plan de trésorerie prévisionnel mensuel en collaboration avec les différents services ;? Fournir au Chef de Mission et au siège une visibilité continue sur les flux de trésorerie ;? Tenir à jour la comptabilité sur le logiciel ALPHAK ;? Informer le siège et le Chef de Mission de toute difficulté concernant la mise en œuvre des procédures comptables ;
Gestion budgétaire ? Assurer et contrôler un suivi budgétaire régulier des projets, le transmettre aux personnes concernées et contribuer à son analyse? Connaître et utiliser les manuels de références des bailleurs de fonds ;? Etablir des budgets prévisionnels mensuels avec l’équipe de coordination et les rapprocher des activités en cours ;? Suivre et corriger les affectations budgétaires des projets ;? Participer à la constitution des dossiers pour l’élaboration des rapports financiers intermédiaires et finaux, demande d’avenant et tout autre documents contractuels;? Participer avec le Chef de Mission, à l’élaboration de budgets dans le cadre de propositions soumises aux bailleurs de fonds pour la mise en place de nouveaux projets.
Gestion administrative du personnel expatrié? Former les expatriés nouvellement arrivés aux procédures administratives et financières appliquées sur la mission ;? Suivre la gestion administrative des expatriés : visas, billets d’avion, enregistrement, fiche de mouvement, demande d’avances sur indemnités, breaks, etc. ;? Etablir et mettre à jour la fiche de renseignement mission destinées aux expatriés qui partent en mission.Gestion administrative du personnel national? En lien avec le chef de mission, et en coordination avec les administrateurs DAD et DAM, définir une politique de gestion des ressources humaines et veiller à sa mise en application sur la mission ;? Adapter les outils de gestion des ressources humaines (grille salariale, règlement intérieur, procédure de recrutement…) au contexte Malien et aux besoins du programme, dans le respect du cadre légal et être force de proposition pour leur amélioration ; ? Constituer des dossiers individuels pour tout le personnel sous contrat ;? Préparer les contrats de travail, le règlement intérieur en adéquation avec le code du travail local et les soumettre au contrôleur de gestion avant leur application ;? Enregistrer le personnel auprès des différentes autorités et payer les taxes obligatoires (Sécurité Sociale, Inspection du Travail, Impôts, etc.) ;? Vérifier que chaque recrutement, embauche ou rupture de contrat est faite en respectant les règles légales en vigueur ainsi que les règles bailleurs et HI (profils de postes validés par les superviseurs, grille de salaire, diffusion d’annonce, etc.) ;
GESTION d’equipe? Recruter l’équipe administrative nationale ;? Assurer la formation de l’équipe administrative aux procédures et outils internes à HI DAU ;? Veiller à la stricte application et au respect du règlement intérieur par votre équipe. Celui-ci peut être adapté au contexte de la mission (sécurité, vie sociale, congés, etc.) ;? Assurer le suivi quotidien de l’équipe dans l’accomplissement de son travail : plan d’action individuel, détermination et exécution de leurs tâches (chronogramme d’activités), organisation des réunions et des briefings, organisation des équipes ;? Assurer la communication et la coordination de l’information entre chaque membre de votre équipe à l’aide de réunions de coordinations régulières (ou d’une autre manière si nécessaire) ;? Vous êtes concerné et à l’écoute de l’évolution personnelle et professionnelle de chaque membre de votre équipe et de son parcours au sein de l’association : entretiens individuels, évaluations orales et écrites ;? Assurer la résolution des conflits (personnels et professionnels) qui peuvent subvenir au sein de votre équipe et en informez le Chef de Mission ;? Proposer des adaptations pertinentes à l’organigramme initial de la mission, si nécessaire, et contribuez à son application (descriptions de postes), en collaboration avec le Chef de Mission.
REPORTING? Vous participez au rapport mensuel de mission (SITREP) en fournissant les données appropriées liées à votre position ;? Vous assurez des reporting réguliers de vos activités auprès du Chef de Mission et à sa demande (réunions de coordination, réunions de travail) ;? Vous assurez au Contrôleur de gestion au siège un rapport de mission et/ou de passation à la fin de votre contrat ;? Débriefing au Siège à la fin de votre mission (et lors de vos break en France) ;
SECURITE? Participer avec le chef de mission à la mise en œuvre de règles de sécurité spécifiques à son département (banque, transferts de liquidités...)? Respecter les guidelines et recommandations de sécurité en application sur la mission, et s’assure de leur bonne application par l’équipe sous sa responsabilité ;? Reporter tout incident dans lequel vous êtes impliqué (ou dont vous êtes témoin) de la façon la plus rapide possible et en respectant les canaux de communication appropriés ;
PROFIL RECHERCHE
Formation et expérience demandées :? Formation supérieure en gestion financière / comptabilité, ressources humaines, ou généraliste? Deux ans d’expérience professionnelle en tant qu’administrateur en ONG internationale, de préférence dans un contexte d’ouverture de mission et/ou de gestion à distance ? Connaissances et goût pour le droit du travail et la gestion des ressources humaines? Connaissance procédures bailleurs institutionnels souhaitée
Qualités personnelles :? Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et grand sens des responsabilités? Bonne résistance au stress ? Bon relationnel, patience, diplomatie et sens de l’humour
How to apply:
Send your application on the following adress: officerh@handicap-international.org or via the following link :
http://hi.profilsearch.com/recrute/fr/fo_annonce_voir.php?id=102&idparte...
