NGO JOBS

Organization: Solidarités International
Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 31 Oct 2013

MISSION

Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.

SI est en RDC depuis l’année 2000. Ses efforts se concentrent principalement sur les domaines de l’eau et de l’assainissement (en urgence et post-urgence) et la distribution d’urgence de NFI aux populations déplacées et retournées. En juin 2008, le pays était divisé en trois zones géographiques : Province Orientale, Katanga et Nord Kivu, avec une base de représentation installée à Kinshasa.

Depuis janvier 2013, la RDC ne compte plus que deux missions : la Mission Est rassemble le Nord Kivu, le Sud Kivu et la Province Orientale et la Mission Sud Ouest rassemble les provinces de Kinshasa, du Katanga, du Bandundu et du Bas Congo.

But / finalité :

Le Coordinateur financier dirige et coordonne les services administratifs, comptables et financiers de la mission.

En tant que coordinateur, il est le garant de l’équilibre financier de la mission et du respect par tous des procédures Solidarités International, des procédures bailleurs et des lois du pays dans lequel Solidarités International intervient.

• Il est le référent de la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec la gestion, la comptabilité et le suivi budgétaire.
• Il devra assurer une présence forte à Kalémie, en soutien au Coordinateur Terrain Log-Admin.

FONCTIONS

Analyse du contexte socio-économique

• Identifier les partenaires administratifs et financiers
• Suivre l’évolution des cours monétaires et des prix

Gestion d’équipe

• En concertation avec les administrateurs, définir les besoins en personnel administratif sur la mission et recruter en fonction des moyens alloués et de la stratégie opérationnelle Solidarités International
• Former et évaluer l’équipe administrative
• Coordonner, planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
• Animer les réunions de l’équipe administrative

Gestion financière, comptable et budgétaire

• Définir le circuit et les seuils d’autorisation de dépenses et s’assurer du respect du circuit de validation des achats
• Consolider et contrôler la clôture mensuelle de la comptabilité de la mission
• Contrôler les classeurs comptables avant envoi au siège
• Consolider, contrôler et analyser les tableaux d’affectations
• Préparer, suivre et réviser la programmation financière de la mission
• Effectuer la consolidation, le contrôle et l’analyse des suivis budgétaires mensuels et s’assurer de l’équilibre financier de la mission
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et :
• Avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
• Respect des règles d’éligibilité et flexibilité budgétaire inhérentes à chaque bailleur
• Contrôler les coûts de fonctionnement de la mission
• Former les cadres de la mission à la manipulation des outils de suivi budgétaire
• Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels
• Préparer et consolider les parties financières des propositions d’opération
• En intégrant les besoins d’équilibre financier de la mission
• En fonction des règles bailleurs (lorsque celui-ci est connu)
• Intégrer les nouveaux contrats bailleurs à la gestion financière des projets de la mission selon les procédures Solidarités International

Gestion administrative de la mission

• Négocier et rédiger les contrats de partenariat avec les partenaires locaux et s’assurer de leur suivi et respect
• Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs
• Superviser l’envoi trimestriel des archives administratives au siège après validation du contrôle interne

Gestion de trésorerie

• Veille permanente sur les partenaires financiers (établissements bancaires, changeurs, agence de transfert…)
• Gérer les flux de trésorerie entre le siège et la mission et garantir l’approvisionnement des bases
• S’assurer, sur toutes les bases, de la bonne tenue des caisses et coffres et de la sécurisation des fonds
• Compiler, contrôler et analyser les prévisionnels de trésorerie et les faire suivre au siège en fonction du calendrier administratif

Reporting / Communication

• Assurer le reporting financier vers le siège selon la périodicité définie par le calendrier administratif
• Organiser et animer des réunions d’information et de coordination
• Editer et contrôler les rapports financiers en respectant les procédures administratives des bailleurs de fonds
• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
• Faire le lien entre le siège et le terrain pour tous les aspects relatifs à la finance

Gestion de base

Le setup de la base de Kinshasa, sans équipe nationale de coordination, implique un lien direct avec le Coordinateur Terrain (CT) Log-Admin de Kalémie et l’équipe de la base de Kinshasa. De ce fait, le coordo financier se voit responsable de tâches d’administrateur de base telles que le travail mensuel sur les suivis budgétaires avec les responsables programmes et les équipes, la demande de trésorerie mensuelle, la gestion de la trésorerie de la base, la supervision du suivi administratif des employés de la base, la gestion d’équipe de la base.

L’ensemble des tâches citées ci-dessus n’est pas exhaustif.

PROFIL

Expérience :

• Première expérience à un poste de Coordinateur Admin ou expérience significative à un poste d’administrateur base ou capitale
• Connaissance du contexte de la RDC serait un plus
• Expérience au sein d’une mission de Solidarités International est un plus

Compétences et connaissances techniques :

• Pack Office, essentiellement Excel
• Saga

Savoir être :

• Autonomie, indépendance, proactivité
• Rigueur
• Capacités d’organisation et d’encadrement des équipes administratives
• Dynamisme, réactivité

Langues : Français

STATUT

Poste salarié : à partir de 2000 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 750 USD. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.

• Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
• Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).

DUREE DE LA MISSION12 mois à partir du 15/09/2013

CONTACTDelphine SY, Chargée de Recrutement

How to apply:

CV et Lettre de Motivation

https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?I...