NGO JOBS

Organization: ALIMA
Country: Niger
Closing date: 21 Sep 2013

Responsable du reporting – NigerALIMA

ALIMA (the Alliance For International Action) fête ses 4 ans d’existence en 2013. Depuis sa création, l’association a su se développer à la mesure de l’augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment au Sahel : 400 000 patients traités en 2012, nouvelle gouvernance qui intègre les partenaires locaux à tous les niveaux de décision, nouvelles approches innovantes sur les projets, mise en place et accompagnement d’une plateforme de 5 ONG partenaires locales.En 2013, Avec 5 Pays d’interventions, 17 projets en cours, et un budget de 15 millions d’€uros, ALIMA est aujourd’hui une ONG dynamique et efficace dans le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables.

CONTEXTE :

Depuis Juillet 2009, ALIMA travaille en collaboration avec l’ONG médicale nigérienne BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger) et Médecins Sans Frontières Suisse pour gérer un programme de prise en charge de la malnutrition et du paludisme dans le district de Mirriah (800 000 habitants) dans la région de Zinder à l’est du Niger. L’appui est fait en intégration avec le ministère de la santé publique sur 17 centres de santé intégrés et au sein de la pédiatrie de l’hôpital de district d’une capacité de 100 lits. En 2010, près de 25 000 enfants sévèrement malnutris et 30 000 cas de paludisme ont été pris charge. Un volet de prise en charge simplifiée de la malnutrition aigüe modérée a été lancé en 2011 avec le Programme Alimentaire Mondiale permettant de fournir à plus de 10 000 enfants une ration d’aliments supplémentaires prêts à l’emploi pendant quatre mois. ALIMA et BEFEN ont également répondu à une épidémie de rougeole en vaccinant environ 40 000 enfants sur trois aires de santé en 2011. En quelques années BEFEN est devenu un acteur majeur parmi les ONG médicales nationales et internationales au Niger et dans la sous-région.

BEFEN/ALIMA a repris en 2012 une partie d’un projet géré par MSF Belgique, à Dakoro, depuis 2007 et incluant un volet de prise en charge pédiatrique et un volet de prise en charge de la santé maternelle. Les prévisions d’admissions sur Dakoro sur 11 mois sont de 17 400 et 2 600 hospitalisations en CRENI.LIEU DE MISSIONNiamey, NigerDESCRPITIF DE POSTE

En lien hiérarchique avec le représentant pays vous devez assurer la production de proposition de projets et de rapports réguliers pour les bailleurs de fonds et vous êtes responsable du développement d’une stratégie de communication (interne et externe) au niveau du pays. Vous êtes également en charge de la formation du partenaire local en matière de reporting et de rédaction de proposition de projet. De plus, vous devez maintenir une connaissance profonde des stratégies, activités et opportunités des bailleurs de fonds ainsi que des autres parties prenantes dans le pays.En lien technique et fonctionnel avec le responsable des relations bailleurs et partenariats au siège, vous lui envoyez les rapports, propositions de projet et fichiers de suivi qu’il valide. Vous centralisez les échanges entre le bureau de Dakar et le terrain.

1. Assurer la production de rapports réguliers, précis et analytiques
   • Comprendre et transmettre les directives des bailleurs de fonds aux équipes terrain.Pour cela, chaque contrat de financement sera lu attentivement par le reporting, et une fiche synthétique sera établie rappelant les deadlines, les règles d’éligibilité financières particulières, la flexibilité budgétaire et tout point particulier nécessaire de mentionner.
   • Etablir une liaison régulière avec les responsables de projet et le comed pour assurer la production de rapports de qualitéIl est nécessaire pour cela que le reporting ait une bonne compréhension globale des projets, qu’il suive leur évolution et les problématiques posées par la mise en œuvre opérationnelle. Il pourra ainsi formaliser par écrit dans des rapports internes ou externes l’évolution du projet.

• développer et incorporer des éléments solides de suivi et d’évaluation dans les rapports.Le reporting doit permettre de produire des rapports d’activités analytiques et détaillés. Il doit donc interroger régulièrement les équipes opérationnelles sur ce qui peut être déduit des statistiques médicales et des indicateurs de suivi des projets.

• Travailler en étroite relation avec le département Finances pour assurer une cohérence entre les rapports financiers et narratifs, et assurer un flux de trésorerie régulier basé sur la régularité et la qualité des rapports soumis. Les rapports narratifs doivent être cohérents avec les rapports financiers. Il est de la responsabilité du reporting de s’en assurer (ex : si 1 seule formation est explicitée dans le narratif, 2 formations ne peuvent pas être facturées au bailleur).Les rapports externes conditionnent très souvent l’envoi de trésorerie par le bailleur ou l’ONG porteuse, il est donc nécessaire que ces rapports soient rendus dans les temps. Un suivi du reporting comportant un chronogramme est à mettre à jour chaque mois par le reporting terrain pour envoi au siège. Le reporting terrain est chargé de rappeler les deadlines aux équipes de terrain.

• S’assurer en particulier que les modèles de reporting, les formats, la philosophie et les dates limites de chaque projet et de chaque bailleur de fonds sont communiqués clairement et adoptés partout dans le pays pour tous les nouveaux projets ainsi que pour les projets en cours.Le reporting terrain est chargé de rappeler et faire respecter les deadlines par les équipes de terrain.Le reporting terrain doit s’assurer que les formats utilisés pour les rapports ou les propositions de projets sont conformes aux exigences des bailleurs.

1. Assister les responsables de projet et le représentant pays dans le développement des propositions de projets, répondant de manière adéquate aux requêtes des bailleurs de fonds.

   • réunir les informations nécessaires à la rédaction de la proposition de projet (objectifs, résultats attendus, activités, indicateurs)Ces informations sont à récupérer lors des réunions brainstorming de préparations de nouveaux projets, auprès des RT et/ou du RP, elles permettent de construire le cadre logique et de remplir la fiche synthèse préalablement à la rédaction complète de la proposition. La lecture des stratégies bailleurs, et des groupes sectoriels peut permettre d’identifier et proposer des indicateurs intéressants.
   • rédiger la proposition en respectant le format demandé par le bailleur
   • envoyer dans les temps la proposition au responsable des relations bailleur de fonds à Dakar
   • centraliser les échanges entre le bureau opérationnel de Dakar et le terrain.Lors de la rédaction d’une proposition de projet, de nombreux échanges se font entre le siège opérationnel et le terrain : en effet la proposition est revue sous l’angle stratégique par le responsable desk, sous l’angle médical par le médecin de desk, sous l’angle financier par le responsable gestion terrain, et sous l’angle purement reporting par le chargé des relations bailleurs. Tous ces échanges sont centralisés au département reporting, et se font donc entre le responsable relations bailleurs et le reporting terrain.

2. former le partenaire local aux techniques de reporting

   • sensibiliser le partenaire local à l’importance du respect du calendrier de reporting et de la qualité de celui-ci
   • former le partenaire local sur les principes du cadre logiqueUne présentation peut être faite sur le principe du cadre logique, expliciter comment le construire, comment choisir des indicateurs SMART…-former le partenaire local sur les outils de suivi du reporting et de suivi des indicateurs

3. Développer la coordination interne et les mécanismes de communication.

   • En collaboration avec le représentant pays et le représentant du partenaire local, s’assurer du bon déroulement de toutes les réunions et de leur documentation.Appui au RP à l’organisation des réunions, envoyer des rappels aux équipes et l’ordre du jour, apporter de la documentation si nécessaire.
   • Réaliser le suivi des réunions sur le terrain et/ou à la capitale et rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunions internes.Le reporting rédige les comptes rendus des réunions de coordination, des réunions d’équipes et les diffuse. Il doit également compiler les sit reps du terrain, améliorer leur présentation et leur contenu en fonction des besoins exprimés par le desk.-Réunir les informations nécessaires à la mise à jour du fichier de suivi de reporting, le compléter selon la fréquence adoptée, et l’envoyer au responsable des relations bailleurs de fonds à Dakar.Ce suivi est à envoyer au siège opérationnel chaque fin de mois. Un onglet doit permettre de suivre l’avancée des négociations avec les bailleurs par un bref résumé de chaque réunion extérieure.
   • Etre proactif sur la recherche, la synthèse et la diffusion de la bibliographie pertinente pour l’équipe Revue de presse pays, diffusion d’articles scientifiques ou d’études, revue du contexte, stratégies régionales sectorielles
4. Développer une stratégie de communication externe.
   • Définir les activités, ressources, partenariats et groupes cibles dont ALIMA a besoin, notamment en maintenant un niveau élevé d’information et en comprenant la stratégie des bailleurs de fonds et les partenariats possibles.En fonction de la stratégie pays définie dans la fiche pays, le reporting participera, avec l’appui du RP et du siège opérationnel de Dakar, à la recherche des financements complémentaires nécessaires et proposera des pistes possibles selon les stratégies des différents bailleurs présents au Tchad. Le reporting devra donc rencontrer les bailleurs présents au Tchad avec le RP, présenter les activités d’ALIMA et comprendre les opportunités possibles. Une recherche sur internet des fondations privées finançant des projets humanitaires est à effectuer et des propositions doivent être formulées au RP et au siège opérationnel de Dakar.
   • Assurer la continuité des relations publiques, mettre à jour les fiches régionales et spécifiques à chaque projet et documenter les publications dans les médias.Le reporting participe aux réunions avec les bailleurs, il fait un suivi des négociations et des opportunités qui en ressortent et l’intègre dans le suivi du reporting envoyé chaque mois. Le reporting participe également aux réunions des clusters santé et sécurité alimentaire et nutrition. Il fait des propositions de présentation des activités ALIMA au RP et comed. Les publications dans les médias portant sur les activités ALIMA seront partagées par le reporting qui doit en faire un suivi.

• Participer à la stratégie de communication d’ALIMA en fournissant des mises à jours informelles régulières sur les projets, en envoyant des photos et des articles sur la progression des projets et/ ou sur des évènements spécifiques pour le site Web ALIMA et le rapport annuel.Au siège opérationnel de Dakar, Cécile, chargée de communication met à jour régulièrement le site internet ALIMA, les plaquettes de com’ etc… grâce aux apports du terrain. Le reporting doit donc lui envoyer de brefs updates des activités adaptés au grand public, si possible illustrés par des photos.PROFILExpériences o Formation universitaire en lien avec le poste (sciences politiques, relations internationales…) o Profil junior accepté mais une première expérience dans un cadre humanitaire fortement appréciée o Connaissance du cycle de projet, du cadre logique et des principaux bailleurs de fonds (UE, UN, etc.) ; o Compétences rédactionnelles indispensables ; o Capacité à entretenir des réseaux.

Qualités du candidat o Capacités d’analyse et de synthèse ; o Capacité d’organisation et d’adaptation; o Diplomatie et capacité à la négociation; o capacité à travailler sous pression et dans un contexte instable à la sécurité mouvante o Capacité à travailler de manière indépendante et créative sur le terrain et en capitale

LANGUE : Maitrise du Français (oral et écrit) indispensablePRISE DE POSTE : 15 OctobreDUREE : 6 Mois.SALAIRE : Selon expérience. ALIMA prend en charge les frais d’hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié (nationalité différente du pays de mission) et le lieu de mission. Break tous les 3 mois qui viennent s’ajouter aux congés payés, per diem et couverture santé, invalidité, décès et rapatriement.

How to apply:

Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence « reporting NIGER».