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MISSION et FONCTIONSSolidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, Niger, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en ThaïlandeLe LOG ADMIN – Ouverture de mission définit et met en place les activités et moyens supports nécessaires à la mission, afin d’assurer le bon déroulement des programmes de Solidarités International dans le pays.Il assure la mise en place des procédures et outils Solidarités International en lien avec sa fonction, ceci sur l’ensemble de la mission et veille à leur respect et à leur bonne utilisation.Il est le garant de l’équilibre financier et de l’application des procédures logistiques au sein de la mission.Il participe à la définition de la stratégie Solidarités International sur la mission, anime la stratégie fonctionnelle, participe à la rédaction des projets et au dimensionnement des moyens nécessaires aux activités de Solidarités International.Il est le référent sur la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec la gestion administrative et logistique.FONCTIONSAnalyse du contexte socio-économique- Identifier les partenaires politiques, administratifs et techniques- Suivre l’évolution des cours monétaires, des prix et du niveau des salairesGestion des ressources humaines expatriées et nationales- Définir les besoins de la mission en termes de dimensionnement, valider les besoins en recrutement sur la mission, les profils de poste et les contrats- En collaboration avec le siège et le CDM, participer à la définition de la politique salariale et sociale Solidarités International et les mettre en application. - S’informer des pratiques légales locales concernant les charges sociales, mettre en place les déclarations et paiements aux organismes concernés- Développer les relations avec les autorités locales en charge de la régulation du droit du travail (inspection du travail, etc.)- Préparer et signer les contrats des RH nationales, le règlement interne SOLIDARITÉS; les profils de postes et la feuille récapitulative des informations personnelles.- Informer les RH nouvellement recrutées de la règlementation concernant le personnel (breaks, heures de sortie, règles et régulations…)

• Mettre en place l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
• Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission
• Définir un Règlement Intérieur et un manuel RH en fonction du cadre juridique et légal, le faire lire et signer par les employés locaux
• Contrôler les coûts de fonctionnement de la mission
• Valider les documents financiers.
• Préparer et consolider les parties financières des propositions d’opération
• Intégrer les nouveaux contrats bailleurs à la gestion financière des projets de la mission selon les procédures SolidaritésGestion de trésorerie
• Définir les besoins en termes de comptes bancaires, effectuer un choix de banque et ouvrir les comptes nécessaires dans le respect des règles de Solidarités International
• Mettre en place et gérer les flux de trésorerie entre le siège et la mission, ainsi que l’approvisionnement des bases
• Mettre en place en capitale et sur les bases des caisses et coffres nécessaires et des procédures adaptées
• Etre responsable de la gestion des caisses, coffres et comptes en capitale
• S’assurer, sur les bases, de la bonne tenue des caisses et coffres et de la sécurisation des fonds
• Compiler et contrôler les prévisionnels de trésorerie et les faire suivre au siègeGestion administrative de la mission
• Négocier et rédiger les contrats de partenariat avec les partenaires locaux et s’assurer de leur suivi et respect
• Suivre la gestion financière d’ALIMA et s’assurer du respect des procédures ECHO et SI
• Mettre en place et superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs
• Mettre en place et superviser l’envoi trimestriel des archives administratives au siège après validation du contrôle interne
• Identifier et contractualiser un avocat afin de suivre les aspects juridiques et limiter les risques légaux Reporting/ Communication
• Nouer des relations avec les autorités administratives au niveau national. Effectuer une veille juridique constante, s’informer régulièrement du droit du travail local, valider les informations collectées auprès des cabinets d’avocats et les transposer dans les documents Solidarités
• S’assurer du respect par SOLIDARITÉS des conventions, accords et simples contrats signés avec les autorités locales et nationales: visa, permis de travail, enregistrement des voitures, radios/ matériels…
• Etre en contact avec les ONG et organisations internationales de manière à être informé d’événements qui peuvent affecter nos activités.
• Mettre en place et assurer le reporting administratif et financier vers le siège selon la périodicité définie

FONCTIONS ET PROFIL- Organiser et animer des réunions d’information et de coordination- Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation- Faire le lien entre le siège et le terrain pour tous les aspects relatifs à l’administrationGestion d’équipe- Définir les besoins en personnel administratif et logistique sur la mission et recruter en fonction des moyens alloués et de la stratégie opérationnelle Solidarités International- Coordonner, planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique- Former et évaluer l’équipe administrative et logistique

Gestion des lieux de vie et de travail- Suivre le cours des prix des locations du marché local - Identifier les besoins et choisir les lieux de vie et de travail; négocier, rédiger et signer les contrats de bail; être en lien avec les propriétaires (loyers, réparations…)- Discuter et mettre en place des règles collectives et s’assurer de leur respect.Organisation du bureau- Organiser un suivi régulier des documents administratifs.- S’assurer du respect des équipements durables et du bureau.- Mettre en place des procédures de sécurité et de confidentialité des principaux documents administratifs.Gestion logistique de la mission- Mettre en place les procédures, outils et processus logistiques SI sur la missionApporter un support logistique à la mise en place des programmes EHA

Formation :

Formation supérieure en gestion (filière financière, achats, logistique) de type Ecole de Commerce ou Bioforce.Expérience :2 ans expérience humanitaire terrain indispensable, de préférence au sein de Solidarités International sur des postes admin ou log/admin. Première expérience d’ouverture de base/ mission souhaitée.Une expérience dans un contexte d’urgence serait un plus.Expérience dans les pays du Sahel est un plus.Expérience en audit/audit interne un plus.Compétences et connaissances techniques : - Solides compétences et expériences en comptabilité et gestion financière ;- Compétences démontrées en gestion des ressources humaines ;- Solides bases en gestion logistique ;- Capacité à travailler en équipe ;- Fortes capacité d’adaptation, d’analyse, d’organisation et de gestion des priorités ;- Capacités rédactionnelles, rigueur et autonomie ;- Capacité à synthétiser et à diffuser l’information ;- Aptitude à la représentation extérieure ;- Connaissances en gestion de la sécurité ;- Bonne compréhension des situations d’urgence humanitaire.Compétences informatiques : Word, Excel, Power Point, SAGA. Savoir être :- Autonomie - Diplomatie- Sens du contact- Savoir rester impartial et objectif- Résolution de problème- Résistance au stress- Capacité à vivre en collectivitéLangues : - Français lu écrit parlé parfaitement - Anglais

STATUTPoste salarié : à partir de 1700 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 500 dollars.Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.- Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

DUREE DE LA MISSION3 mois

CONTACTKomi BANSAH