France: Stagiaire Gestion des voyages et Services Généraux
Country: France
Closing date: 28 Feb 2014
Département: Direction des Opérations
Position: Stagiaire Gestion des voyages et Services GénérauxDurée du stage: 6 moisLieu: Paris, HQDate de démarrage: ASAP
I. ACTED
ACTED est une organisation internationale indépendante, privée, apolitique et à but non lucrative.Elle opère selon les principes de neutralité et d’impartialité politique et religieuse et de non discrimination. ACTED a été crée en 1993 pour venir en aide aux populations affectées par le conflit en Afghanistan. Basé en France, à Paris, ACTED intervient aujourd’hui dans 30 pays avec plus de 200 expatriés et 4000 staff nationaux. ACTED a un budget de 100 millions d’Euros pour plus de 350 projets dans 8 secteurs d’intervention : l’aide d’urgence, la sécurité alimentaire, la promotion de l’hygiène, le développement économique, l’éducation et la formation, la microfinance, la gouvernance locale et le support institutionnel, et la promotion culturelle.
Pour plus d’informations, connectez-vous sur notre site www.acted.org.
II. Profil pays
Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale.Aujourd’hui le siège est composé de 35 personnes dans les départements RH, Finance, Reporting, Audit, HUB logistique et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 27 Directions Pays ainsi qu’aux 3 Directions régionales, comprenant environ 200 expatriés et plus de 4000 salariés nationaux.Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la DéléguéeGénérale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.
III. Profil de poste
Nous recherchons un(e) stagiaire basé(e) à Paris, qui sera rattaché(e) au Responsable du Hub d’ACTED et aura pour responsabilités :
1- La gestion des voyages :? Réservation des billets d’avion pour les déplacements des personnels internationaux travaillant au siège ou dans les pays d’intervention d’ACTED, en lien avec l’agence de voyage partenaire d’ACTED.? Procédures de visa pour le voyage et l’établissement des personnels internationaux dans leur pays d’intervention en lien avec les ambassades représentées à Paris et en Europe.? Réservation des billets de train et des hôtels d’appoint nécessaire à l’organisation des déplacements des internationaux et de leur formation au départ.? Planification et organisation de la formation au départ avec l’ensemble des parties prenantes : participants (personnel international), départements siège, ressources humaines.? Mise à jour de la carte de suivi des missions (trombinoscope).? Mise à jour et distribution des supports de formation (« welcome pack », cartes ACTED, manuels de procédure, plans de sécurité, etc.)
2- Une participation à l’administration générale des missions d’ACTED :? Classement de l’ensemble des documents de voyage papier et électronique (billets d’avion, « travel sheets », visas, documents de transport et de donation, etc.)? Mise à jour des annuaires téléphoniques (monde, pays et siège) en lien avec les administrateurs pays.? Gestion du courrier entrant / sortant pour le siège.? Gestion du standard téléphonique et de la réception des coursiers, visiteurs, candidats pour entretien, partenaires, internationaux en déplacement, etc.? Suivi des clefs siège
3- Un appui aux services généraux :? Suivi des stocks de fournitures courantes (produits d’entretien, papeterie, cartes de visite, etc.), gestion des achats en collaboration avec l’équipe finance.? Assistance à l’inspection des locaux, aux réaménagements et à l’entretien général du bureau en lien avec les prestataires.? Préparation et envoi avec les internationaux ou les missions ponctuelles des achats réalisés par le Responsable du Hub pour les pays (« pouch »).? Préparation des documents de transport nécessaires (packing list, waybill, certifications de donation, etc.).? Préparation des salles de réunion pour le siège et assistance à la Direction si besoin.
4- Un appui ponctuel sur d’autres sujets divers : en fonction de son intégration et de son évolution au sein du siège, le Stagiaire Gestion des voyages et des services généraux pourra être mobilisé par la Direction des Opérations sur d’autres sujets répondant à la fois à un objectif de découverte du stage et aux besoins ponctuels d’ACTED.
IV. Qualifications
Vous êtes motivé(e) par l’action humanitaire et l’international, et vous avez les atouts suivants :
- Formation Bac +2 de type Tourisme, Logistique ou Services Généraux (ex : BTS, BIOFORCE, etc.) en recherche d’un stage de 6 mois minimum ou d’une mission en alternance d’1 an minimum (rythme minimum de 3 semaines entreprise / mois)
- Très bon niveau d’anglais oral et écrit
- Dynamisme, volonté de s’investir auprès d’une équipe internationale
- Résistance au stress, adaptabilité et autonomie
- Capacités de planification et d’organisation fortes, rigueur et sens pratique
- Très bon relationnel, goût pour le contact, disponibilité aux membres de l’équipe et aux sollicitations extérieures
- Pourvoyeur(se) de solutions
V. Conditions
- Indemnité de 436€ par mois pour un stage ; pour une alternance, fonction des conditions fixées par la formation
- Chèques Déjeuner
- Remboursement de 50% frais de transports
How to apply:
Merci de nous faire parvenir votre candidature en français : CV, lettre de motivation et trois références à l’adresse suivante : stages@acted.orgREF: HUB/HQ/SA
