NGO JOBS

L’association ALIMA (The Alliance for International Medical Action) a été créée en juin 2009 avec pour objectif de produire des secours médicaux de qualité lors des situations d’urgences tout en participant à la réduction de la fracture entre les moyens d’une médecine moderne et l’accessibilité à cette médecine pour une partie de la population. Pour se faire, ALIMA met l’accent sur la recherche et l’ancrage dans les sociétés civiles des pays d’intervention en développant des projets en partenariat avec des acteurs locaux. ALIMA se positionne aujourd’hui sur trois axes :

 Incubateur d’ONG humanitaires nationales dans les pays en voie de développement en construisant des projets communs avec ces dernières dans la finalité d’un transfert de compétence.
 Facilitateur de mise en réseau des différents acteurs humanitaires notamment grâce à la création d’une plateforme rassemblant des ONG nationales des pays du Sahel. L’objectif de la plateforme est d’appuyer et de renforcer les capacités opérationnelles de ces ONG, de développer les travaux de recherche et de renforcer la capacité de plaidoyer.
 Développeur de recherches opérationnelles visant à améliorer les pratiques sur nos champs d’intervention en sollicitant chercheurs, universitaires et acteurs de terrain.

En 2012, ALIMA est présent dans 7 pays : au Sénégal où se situe son bureau opérationnel, au Burkina Faso, en Haïti, au Mali, au Niger, au Tchad et en RDC autour de projets médicaux humanitaires. Les ressources de ALIMA étaient de 5,5 millions d’euros en 2011. En 2012, le budget prévisionnel atteint 10 millions d’euros. La personne recrutée devra prendre toute sa part dans le développement de l’association. Participer au développement d’une nouvelle ONG est à la fois particulièrement enthousiasmant (équipe jeune, particulièrement motivée, projet ouvert) mais aussi singulièrement exigeant (moyens limités, fonctionnement évolutif, croissance importante à gérer). Il faudra donc faire preuve, en plus de la rigueur inhérente à un tel poste, d’une grande motivation, d’un esprit d’équipe marqué et d’une flexibilité réelle.

Description de la mission

Principaux objectifs du poste

Le responsable des relations bailleurs de fonds est responsable du renforcement de la capacité générale de la structure, siège et terrain, à gérer des contrats avec des bailleurs institutionnels. Il appuie l’équipe des programmes (directrice et responsables des programmes) dans la rédaction des propositions de projets. Il est responsable du suivi des relations avec les bailleurs de fonds : connaissance et définition de leur stratégie, suivi du reporting et des encaissements.

Il participe au Comité exécutif bi-mensuel de l’association.Référents

Responsable fonctionnel : Directeur et responsable des programmesResponsable hiérarchique : Directeur général

Supervision

Responsable hiérarchique d’un reporting officer au siègeResponsable fonctionnel des reportings officers présent dans chaque pays

Principales tâches et responsabilités

Renfort transversal au sein de l’association de la connaissance et de la maitrise des relations avec les bailleurs de fonds (30% du temps de travail) :

• Développe un plan annuel pour le siège et pour chaque pays décrivant l’état des capacités, de l’activité vis-à-vis des bailleurs, des principales difficultés rencontrées, définit les indicateurs qualitatifs et quantitatifs nécessaires au suivi de nos relations avec les bailleurs.

• Responsable du pool terrain des reporting officers : recrutement, encadrement, supervision, évaluation

• Responsable de la connaissance et de la diffusion interne des stratégies de financements des principaux bailleurs

• Identifie de nouveaux bailleurs fonds nécessaire au financement du projet opérationnel arrêté par la direction des programmes

• Définit les outils internes de suivi des relations des bailleurs (chronogramme de suivi du reporting et base de données des fiches contrats) et est responsable de leur application (diffusion, formation du siège et des terrains)

Appui au département des programmes pour la gestion des grants (70%) :

• Responsable de la supervision du reporting officer siège
• A eux deux, appui les desks réguliers et d’urgence, la direction des programmes pour revoir les proposals du terrain ou les rédiger (proposals faits par le siège pour des projets transversaux ou des projets d’ouverture en urgence)
• Suivi des relations contractuelles avec les partenaires : il est responsable du suivi de la signature des MoU avec les partenaires bailleurs et ONG
• S’assure que le calendrier de reporting est à jour, connu et intégré par les différentes personnes concernées (siège et terrain). Est l’interlocuteur, avec le reporting officer siège, des bailleurs dans la transmission des informations (proposal, RI, RF, demande d’amendements) pour les contrats de financement gérés depuis le siège.
• Supporte le département des programmes en le conseillant à sa demande sur l’éligibilité de certaines dépenses ou de certaines procédures.
• A la signature de chaque contrat de financement, étudie les règles particulières au bailleur de fonds, les synthétise et les diffuse aux missions. Il est responsable de l’intégration par les équipes terrain des règles spécifiques à chaque bailleur.
• Forme les partenaires locaux de ALIMA au respect des procédures et les accompagne dans d’éventuels audits directs qu’ils auraient à préparer.
• Responsable de l’existence au niveau de chaque mission et pour le siège de la veille des principaux bailleurs de fonds (AFD, Europaid notamment)

Profil

 Minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions de gestion de projets humanitaires dont 2 ans au sein d’une ONG recevant des fonds de bailleurs institutionnels  Excellente maitrise des procédures bailleurs notamment ECHO. Rigueur Capacité de management, autonomie, esprit d’initiative Bonne compréhension des programmes humanitaires médicaux

Langues : Français et Anglais courants

Conditions

• Statut : CDI de droit sénégalais.• Lieu : Dakar + 15 à 20% terrain.• Salaire / Indemnité : à discuter selon expérience.• Prise de poste : 1er Décembre 2012

The Resident Program Advisor (RPA) is responsible for providing a wide range of support to the Senegal NTD country program, and will represent RTI’s ENVISION program in Senegal. The Resident Program Advisor will work closely with the Child Fund NTD program coordinator, the Ministry of Health and USAID/Senegal mission to support and ensure effective management of the country program. The RPA will collaborate with the national NTD task force and assist with work-planning, NTD program assessments, and impact surveys. The RPA will work with the ENVISION Operations and Technical teams to ensure timely submission of technical and financial deliverables and sound management of ENVISION program budgets and contractual obligations in Senegal. Specific examples of support include: preparation of annual country work plans and budgets; financial management, program implementation, monitoring and evaluation of country program activities, and implementation of reporting tools in collaboration with Child Fund and the Ministry of Health. In addition, the Resident Program Advisor to Senegal also provides global support for NTD activities in Senegal including provision of specific technical assistance upon request.

Based in: Dakar, Senegal (100% effort)Reports to: Deputy Director, Technical

Duties and Responsibilities:• Work with the national NTD Task Force, Child Fund and the Ministry of Health to develop annual work plans and budgets and ensure activities are in line with ENVISION agreements for Senegal program;• Assist in monitoring spending and making projections to ensure project is carried out within budget;• Assist with field supervision and monitoring during mass drug administration, mapping and impact studies;• Provide technical assistance to the national program in the use of the TIPAC planning tool; the planning of NTD stakeholders meetings and NTD review meetings • Provide technical assistance to the Ministry of Health and NTD partners (USAID/Senegal, WHO/Senegal, Child Fund, Sightsavers, OMVS, Plan, etc.)• Monitor and report on country program progress on a weekly basis, using the work plan timeline; submit weekly progress reports to the Deputy Director and NTD Advisor backstopping Senegal, highlighting any areas of concern or matters requiring remedial action; • Assist in responding to requests from the USAID/Washington and ENVISION technical team for information on country programs;• Assist in preparing routine technical and programmatic reports, including semi-annual reports and updates; • In collaboration with the national NTD team, travel to selected districts for supervision and data collection;• Assist with the preparation of scopes of work and budgets for consultants and subcontractors, as needed, and provide follow up for obtaining their approval; • Work in partnership with the ENVISION M&E team in monitoring implementation of the country program to include tracking progress of program targets and deliverables, identifying issues that need to be addressed and ensuring that technical and financial reporting requirements are met; keep ENVISION team up to date on all project activities;

Requirements• Advanced degree, Masters or above, in public health or relevant discipline• 10 years of experience working in international development with at least 5 years of experience in disease control and implementation of health programs• Experience in disease surveillance, neglected tropical diseases preferred• Relevant experience in monitoring, database management and program evaluation
• Experience in all aspects of program management: planning, organizing and analytical skills• Strong organizational and interpersonal skills and ability to work in a team-oriented setting• Strong French and English language oral and written communication skills • Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)• Experience working with USAID or other donor-funded projects preferred• Ability to successfully coordinate with officials from the Ministry of Health at all levels, U.S. Government, donor organizations, NGOs, and other agencies• Willingness to travel within Senegal frequently

Travel: Up to 25%